Qu’est-ce que le PDF/A ?
Le PDF/A (PDF for Archival) est un sous-ensemble du format PDF normalisé par l’ISO, spécialement conçu pour la conservation à long terme des documents électroniques. Publié pour la première fois sous la référence ISO 19005-1 en 2005, le PDF/A garantit que les documents restent lisibles et visuellement identiques quel que soit le logiciel, le système d’exploitation ou le matériel utilisé pour les ouvrir — aujourd’hui comme dans des décennies.
Le principe fondamental du PDF/A est l’autonomie complète. Un fichier PDF/A doit contenir tout ce qui est nécessaire pour afficher le document. Aucune police externe, aucune image liée, aucun profil colorimétrique externe, aucune dépendance envers des fonctionnalités logicielles spécifiques.
Pour vous donner une image : Un PDF ordinaire ressemble à une page web qui peut faire appel à des ressources externes. Un PDF/A ressemble à un livre imprimé — tout ce dont vous avez besoin est directement sur la page, sans aucune dépendance externe.
Les niveaux PDF/A expliqués
Le PDF/A a évolué au fil de plusieurs versions, chacune ajoutant de nouvelles fonctionnalités tout en maintenant la compatibilité ascendante :
| Niveau | Norme ISO | Basé sur | Caractéristiques principales |
|---|---|---|---|
| PDF/A-1b | ISO 19005-1 | PDF 1.4 | Conformité de base : préservation visuelle garantie |
| PDF/A-1a | ISO 19005-1 | PDF 1.4 | Conformité complète : structure balisée, correspondance Unicode |
| PDF/A-2b | ISO 19005-2 | PDF 1.7 | Ajoute JPEG2000, transparence, calques, fichiers PDF/A intégrés |
| PDF/A-2a | ISO 19005-2 | PDF 1.7 | PDF/A-2b + structure balisée et correspondance Unicode |
| PDF/A-3b | ISO 19005-3 | PDF 1.7 | PDF/A-2b + intégration de tout type de fichier (XML, CSV, CAO) |
| PDF/A-3a | ISO 19005-3 | PDF 1.7 | PDF/A-3b + structure balisée et correspondance Unicode |
Le suffixe “a” (accessible) exige une structure de document balisée pour les lecteurs d’écran et les outils d’accessibilité. Le suffixe “b” (basic) garantit uniquement la préservation de l’apparence visuelle. La plupart des organisations utilisent les variantes “b”, car elles sont plus simples à produire et suffisantes pour l’archivage.
Ce qui est requis vs interdit
Requis dans PDF/A
- Polices intégrées : Toutes les polices utilisées dans le document doivent être entièrement intégrées dans le fichier. Aucune référence à des polices système. Notre guide de qualité Word vers PDF explique comment intégrer les polices en enregistrant un document Word en PDF sous Windows et sur Mac.
- Profils colorimétriques ICC : Les espaces colorimétriques doivent être indépendants des périphériques et définis par des profils ICC intégrés.
- Métadonnées XMP : Le fichier doit contenir des métadonnées XMP l’identifiant comme conforme PDF/A.
- Informations sur le document : La date de création et la date de modification doivent être présentes.
Interdit dans PDF/A
- JavaScript : Aucun code exécutable, de quelque nature que ce soit.
- Audio et vidéo : Aucun contenu multimédia intégré (dans toutes les parties de PDF/A).
- Chiffrement : Aucune protection par mot de passe ni restriction d’accès. Si un PDF existant est protégé par mot de passe, notre outil de déverrouillage de PDF peut lever la restriction avant la conversion en PDF/A.
- Références externes : Aucun lien vers des fichiers, polices ou contenus externes.
- Transparence : Non autorisée dans PDF/A-1 (autorisée dans PDF/A-2 et versions ultérieures).
- Compression LZW : Interdite en raison de préoccupations historiques liées aux brevets.
Comparaison PDF vs PDF/A
| Fonctionnalité | PDF ordinaire | PDF/A |
|---|---|---|
| Intégration des polices | Facultative | Obligatoire (toutes les polices) |
| JavaScript | Autorisé | Interdit |
| Chiffrement | Autorisé | Interdit |
| Liens externes | Autorisés | Liens web autorisés ; actions de lancement et contenu externe interdits |
| Multimédia | Autorisé | Interdit |
| Taille du fichier | Plus petite (polices facultatives) | Plus grande (polices intégrées) |
| Lisibilité à long terme | Non garantie | Garantie par la norme ISO |
| Autonomie | Pas nécessairement | Toujours |
Quand utiliser le PDF/A
Le PDF/A est obligatoire ou fortement recommandé dans ces situations :
- Documents juridiques : Dans de nombreuses juridictions, les dépôts judiciaires, contrats et correspondances légales requièrent le format PDF/A pour la soumission électronique.
- Documents administratifs : Les déclarations fiscales, dépôts réglementaires et correspondances officielles imposent souvent le format PDF/A.
- Dossiers médicaux : Les dossiers patients et la documentation médicale bénéficient de la lisibilité à long terme garantie par le PDF/A.
- Documents financiers : Les documents bancaires, rapports d’audit et états financiers sont couramment archivés en PDF/A à des fins de conformité.
- Publications académiques : Les thèses, mémoires et articles de recherche sont de plus en plus soumis en format PDF/A pour les dépôts institutionnels.
- Archivage d’entreprise : Les politiques internes, procès-verbaux du conseil d’administration et documents historiques sont conservés en PDF/A pour assurer la continuité organisationnelle.
Recommandation : En cas de doute, utilisez le PDF/A-1b. C’est le niveau le plus largement accepté et compatible, reconnu par pratiquement tous les validateurs PDF/A et suffisant pour la grande majorité des besoins d’archivage.
Créer un PDF/A depuis Word
Il existe plusieurs façons de créer un fichier PDF/A à partir d’un document Word :
- Microsoft Word : Fichier → Enregistrer sous → PDF → Options → cochez “Conforme PDF/A” (“Conforme à la norme ISO 19005-1 (PDF/A)” dans les anciennes versions).
- LibreOffice Writer : Fichier → Exporter au format PDF → cochez “Archive (PDF/A, ISO 19005)” et choisissez PDF/A-1b, PDF/A-2b ou PDF/A-3b.
- Convertisseurs en ligne : CleverUtils convertit les DOCX en PDF classique avec LibreOffice, et non en PDF/A. Pour un fichier d’archivage, utilisez Word ou LibreOffice avec les options ci-dessus.
Après avoir créé un fichier PDF/A, validez-le à l’aide d’un validateur PDF/A (tel que veraPDF ou l’outil Preflight d’Adobe Acrobat Pro) pour confirmer la conformité à la norme.
PDF/A-4 et le niveau “u”
- Niveau u (Unicode) : ajouté dans PDF/A-2 et PDF/A-3. Il se situe entre b et a : la page doit s’afficher correctement et tout le texte doit être associé à Unicode, afin de pouvoir être recherché et copié. Le balisage pour l’accessibilité n’est pas exigé. Les pages numérisées n’ont pas de couche texte : renseignez-vous sur l’OCR des PDF numérisés avant de viser le niveau u.
- PDF/A-4 (ISO 19005-4:2020) : basé sur PDF 2.0. Il abandonne les niveaux a, b et u et propose trois variantes : PDF/A-4, PDF/A-4f (autorise les fichiers incorporés de tout type) et PDF/A-4e (pour les documents d’ingénierie avec contenu 3D).
- Lequel choisir : utilisez la version exigée par votre service d’archives ou votre tribunal. En l’absence de règle, PDF/A-2b ou PDF/A-2u est un choix par défaut largement pris en charge.
Comment vérifier si un PDF est au format PDF/A
- Acrobat et Acrobat Reader : un PDF qui revendique la conformité PDF/A s’ouvre avec une barre bleue indiquant que le fichier se déclare conforme à la norme PDF/A.
- Métadonnées : cette déclaration figure dans les métadonnées XMP du fichier sous la forme
pdfaid:part(1–4) etpdfaid:conformance(A, B ou U). - Validation : une déclaration n’est pas une preuve. Vérifiez le fichier avec veraPDF (gratuit, open source) ou le Contrôle en amont (Preflight) d’Acrobat Pro.