¿Qué es PDF/A? Las versiones de PDF
de archivo explicadas

¿Qué es PDF/A?

PDF/A (PDF para Archivo) es un subconjunto de PDF estandarizado por ISO diseñado específicamente para la preservación a largo plazo de documentos electrónicos. Publicado por primera vez como ISO 19005-1 en 2005, PDF/A garantiza que los documentos sigan siendo legibles y visualmente idénticos independientemente del software, sistema operativo o hardware utilizado para abrirlos — ahora o décadas después.

El principio fundamental de PDF/A es la autonomía. Un archivo PDF/A debe incluir todo lo necesario para representar el documento dentro del propio archivo. Sin fuentes externas, sin imágenes enlazadas, sin perfiles de color externos y sin dependencias de características específicas de ningún software.

Niveles de PDF/A explicados

PDF/A ha evolucionado a través de varias versiones, añadiendo nuevas capacidades mientras mantiene la compatibilidad hacia atrás:

El sufijo “a” (accesible) requiere estructura de documento etiquetada para lectores de pantalla y herramientas de accesibilidad. El sufijo “b” (básico) solo garantiza la preservación de la apariencia visual. La mayoría de las organizaciones utilizan las variantes “b” ya que son más fáciles de producir y suficientes para fines de archivo.

Qué se requiere y qué está prohibido

Obligatorio en PDF/A

• Fuentes incrustadas: Todas las fuentes utilizadas en el documento deben estar completamente incrustadas en el archivo. Sin referencias a fuentes del sistema. Nuestra guía de calidad de Word a PDF explica cómo incrustar las fuentes al guardar Word como PDF en Windows y Mac.
• Perfiles de color ICC: Los espacios de color deben ser independientes del dispositivo, definidos mediante perfiles ICC incrustados.
• Metadatos XMP: El archivo debe contener metadatos XMP que lo identifiquen como conforme con PDF/A.
• Información del documento: La fecha de creación y la fecha de modificación deben estar presentes.

Prohibido en PDF/A

• JavaScript: Ningún tipo de código ejecutable.
• Audio y vídeo: Sin contenido multimedia incrustado (en ninguna parte de PDF/A).
• Cifrado: Sin protección por contraseña ni restricciones de acceso. Si un PDF existente está protegido con contraseña, nuestra herramienta para desbloquear PDF puede quitar la restricción antes de convertirlo a PDF/A.
• Referencias externas: Sin enlaces a archivos, fuentes o contenido externo.
• Transparencia: No permitida en PDF/A-1 (permitida en PDF/A-2 y posteriores).
• Compresión LZW: Prohibida por problemas históricos de patentes.

Comparativa PDF vs PDF/A

Cuándo usar PDF/A

PDF/A es obligatorio o muy recomendable en los siguientes escenarios:

• Documentos legales: Presentaciones judiciales, contratos y correspondencia legal en muchas jurisdicciones exigen PDF/A para la presentación electrónica.
• Registros gubernamentales: Documentos fiscales, expedientes regulatorios y correspondencia oficial suelen requerir el formato PDF/A.
• Registros sanitarios: Los historiales médicos y la documentación de pacientes se benefician de la legibilidad a largo plazo garantizada por PDF/A.
• Registros financieros: Documentos bancarios, informes de auditoría y estados financieros se archivan habitualmente en PDF/A para el cumplimiento normativo.
• Publicaciones académicas: Tesis, disertaciones y artículos de investigación se presentan cada vez más en formato PDF/A para repositorios institucionales.
• Archivado empresarial: Políticas internas, actas del consejo y documentos históricos se conservan en PDF/A para la continuidad organizativa.

Crear PDF/A desde Word

Existen varias formas de crear un archivo PDF/A a partir de un documento Word:

• Microsoft Word: Archivo → Guardar como → PDF → Opciones → marca “Compatible con PDF/A” (“Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A)” en versiones antiguas).
• LibreOffice Writer: Archivo → Exportar como PDF → marca “Archivo (PDF/A, ISO 19005)” y elige PDF/A-1b, PDF/A-2b o PDF/A-3b.
• Conversores en línea: CleverUtils convierte DOCX a un PDF normal con LibreOffice, no a PDF/A. Para un archivo de conservación, usa Word o LibreOffice con las opciones anteriores.

Tras crear un archivo PDF/A, valídalo con un validador de PDF/A (como veraPDF o la herramienta Preflight de Adobe Acrobat Pro) para confirmar que cumple con el estándar.

PDF/A-4 y el nivel “u”

• Nivel u (Unicode): añadido en PDF/A-2 y PDF/A-3. Se sitúa entre b y a: la página debe verse correctamente y todo el texto debe estar asignado a Unicode, para que se pueda buscar y copiar. No exige etiquetado de accesibilidad. Las páginas escaneadas no tienen capa de texto, así que lee sobre el OCR para PDF escaneados antes de aspirar al nivel u.
• PDF/A-4 (ISO 19005-4:2020): basado en PDF 2.0. Elimina los niveles a, b y u y tiene tres variantes: PDF/A-4, PDF/A-4f (permite archivos incrustados de cualquier tipo) y PDF/A-4e (para documentos de ingeniería con contenido 3D).
• Cuál elegir: usa la versión que pida tu archivo o tu juzgado. Si no hay ninguna norma, PDF/A-2b o PDF/A-2u es una opción por defecto con amplio soporte.

Cómo comprobar si un PDF es PDF/A

• Acrobat y Acrobat Reader: un PDF que declara conformidad con PDF/A se abre con una barra azul que indica que el archivo afirma cumplir el estándar PDF/A.
• Metadatos: la declaración está en los metadatos XMP del archivo como pdfaid:part (1–4) y pdfaid:conformance (A, B o U).
• Validación: una declaración no es una prueba. Comprueba el archivo con veraPDF (gratuito, de código abierto) o con las Comprobaciones preliminares de Acrobat Pro.