Cos’è il PDF/A?
PDF/A (PDF for Archival) è un sottoinsieme del formato PDF standardizzato ISO, specificamente progettato per la conservazione a lungo termine dei documenti elettronici. Pubblicato per la prima volta come ISO 19005-1 nel 2005, il PDF/A garantisce che i documenti restino leggibili e visivamente identici indipendentemente dal software, dal sistema operativo o dall’hardware utilizzato per aprirli — ora e nei decenni a venire.
Il principio fondamentale del PDF/A è l’autonomia. Un file PDF/A deve contenere al suo interno tutto il necessario per visualizzare il documento. Nessun font esterno, nessuna immagine collegata, nessun profilo colore esterno e nessuna dipendenza da funzionalità software specifiche.
Pensaci così: Un PDF ordinario è come una pagina web che può rimandare a risorse esterne. Un PDF/A è come un libro stampato — tutto ciò di cui hai bisogno è là sulla pagina, senza dipendenze esterne.
Livelli PDF/A spiegati
Il PDF/A si è evoluto attraverso diverse versioni, ognuna aggiunge nuove funzionalità mantenendo la compatibilità con le versioni precedenti:
| Livello | Standard ISO | Basato su | Caratteristiche principali |
|---|---|---|---|
| PDF/A-1b | ISO 19005-1 | PDF 1.4 | Conformità di base: preservazione visiva garantita |
| PDF/A-1a | ISO 19005-1 | PDF 1.4 | Conformità completa: aggiunge struttura con tag e mappatura Unicode |
| PDF/A-2b | ISO 19005-2 | PDF 1.7 | Aggiunge JPEG2000, trasparenza, livelli, file PDF/A incorporati |
| PDF/A-2a | ISO 19005-2 | PDF 1.7 | PDF/A-2b + struttura con tag e mappatura Unicode |
| PDF/A-3b | ISO 19005-3 | PDF 1.7 | PDF/A-2b + incorpora qualsiasi tipo di file (XML, CSV, CAD) |
| PDF/A-3a | ISO 19005-3 | PDF 1.7 | PDF/A-3b + struttura con tag e mappatura Unicode |
Il suffisso “a” (accessibile) richiede una struttura del documento con tag per screen reader e strumenti di accessibilità. Il suffisso “b” (base) garantisce solo la preservazione dell’aspetto visivo. La maggior parte delle organizzazioni utilizza le varianti “b” perché sono più semplici da produrre e sufficienti per scopi archivistici.
Cosa è richiesto e cosa è vietato
Richiesto nel PDF/A
- Font incorporati: tutti i font utilizzati nel documento devono essere completamente incorporati nel file. Nessun riferimento a font di sistema.
- Profili colore ICC: gli spazi colore devono essere indipendenti dal dispositivo, definiti da profili ICC incorporati.
- Metadati XMP: il file deve contenere metadati XMP che lo identifichino come conforme al PDF/A.
- Informazioni sul documento: devono essere presenti la data di creazione e la data di modifica.
Vietato nel PDF/A
- JavaScript: nessun codice eseguibile di alcun tipo.
- Audio e video: nessun contenuto multimediale incorporato (PDF/A-1; rilassato nelle versioni successive).
- Crittografia: nessuna protezione con password o restrizioni di accesso.
- Riferimenti esterni: nessun collegamento a file, font o contenuti esterni.
- Trasparenza: non consentita in PDF/A-1 (consentita in PDF/A-2 e versioni successive).
- Compressione LZW: vietata per ragioni storiche legate a brevetti.
Confronto PDF vs PDF/A
| Caratteristica | PDF normale | PDF/A |
|---|---|---|
| Incorporamento font | Facoltativo | Obbligatorio (tutti i font) |
| JavaScript | Consentito | Vietato |
| Crittografia | Consentita | Vietata |
| Link esterni | Consentiti | Vietati (link ad azioni) |
| Contenuti multimediali | Consentiti | Vietati (PDF/A-1) |
| Dimensione file | Minore (font facoltativi) | Maggiore (font incorporati) |
| Leggibilità a lungo termine | Non garantita | Garantita dallo standard ISO |
| Autonomo | Non necessariamente | Sempre |
Quando usare il PDF/A
Il PDF/A è richiesto o fortemente consigliato nei seguenti scenari:
- Documenti legali: atti giudiziari, contratti e corrispondenza legale in molte giurisdizioni richiedono il PDF/A per la presentazione elettronica.
- Documenti governativi: documenti fiscali, dichiarazioni normative e corrispondenza ufficiale spesso impongono il formato PDF/A.
- Cartelle cliniche: le cartelle mediche e la documentazione dei pazienti traggono vantaggio dalla leggibilità garantita a lungo termine del PDF/A.
- Documenti finanziari: documenti bancari, relazioni di revisione e bilanci sono comunemente archiviati in PDF/A per conformità normativa.
- Pubblicazioni accademiche: tesi, dissertazioni e articoli di ricerca vengono sempre più spesso inviati in formato PDF/A per i repository istituzionali.
- Archiviazione aziendale: politiche interne, verbali del consiglio di amministrazione e documenti storici vengono conservati in PDF/A per la continuità organizzativa.
Raccomandazione: in caso di dubbio, usa PDF/A-1b. È il livello più ampiamente accettato e compatibile, supportato da praticamente tutti i validatori PDF/A e sufficiente per la maggior parte delle esigenze archivistiche.
Creare PDF/A da Word
Esistono diversi modi per creare un file PDF/A da un documento Word:
- Microsoft Word: File → Salva con nome → PDF → Opzioni → “Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A)”. Crea un file PDF/A-1b.
- LibreOffice Writer: File → Esporta come PDF → Spunta l’opzione “Archivio (PDF/A-1a)”.
- Convertitori online: carica il tuo file DOCX su CleverUtils e convertilo in PDF. Il risultato include font incorporati per una visualizzazione affidabile.
Dopo aver creato un file PDF/A, validalo con un validatore PDF/A (come veraPDF o lo strumento Preflight di Adobe Acrobat Pro) per confermarne la conformità allo standard.