Cos’è il PDF/A?
PDF/A (PDF for Archival) è un sottoinsieme del formato PDF standardizzato ISO, specificamente progettato per la conservazione a lungo termine dei documenti elettronici. Pubblicato per la prima volta come ISO 19005-1 nel 2005, il PDF/A garantisce che i documenti restino leggibili e visivamente identici indipendentemente dal software, dal sistema operativo o dall’hardware utilizzato per aprirli — ora e nei decenni a venire.
Il principio fondamentale del PDF/A è l’autonomia. Un file PDF/A deve contenere al suo interno tutto il necessario per visualizzare il documento. Nessun font esterno, nessuna immagine collegata, nessun profilo colore esterno e nessuna dipendenza da funzionalità software specifiche.
Pensaci così: Un PDF ordinario è come una pagina web che può rimandare a risorse esterne. Un PDF/A è come un libro stampato — tutto ciò di cui hai bisogno è là sulla pagina, senza dipendenze esterne.
Livelli PDF/A spiegati
Il PDF/A si è evoluto attraverso diverse versioni, ognuna aggiunge nuove funzionalità mantenendo la compatibilità con le versioni precedenti:
| Livello | Standard ISO | Basato su | Caratteristiche principali |
|---|---|---|---|
| PDF/A-1b | ISO 19005-1 | PDF 1.4 | Conformità di base: preservazione visiva garantita |
| PDF/A-1a | ISO 19005-1 | PDF 1.4 | Conformità completa: aggiunge struttura con tag e mappatura Unicode |
| PDF/A-2b | ISO 19005-2 | PDF 1.7 | Aggiunge JPEG2000, trasparenza, livelli, file PDF/A incorporati |
| PDF/A-2a | ISO 19005-2 | PDF 1.7 | PDF/A-2b + struttura con tag e mappatura Unicode |
| PDF/A-3b | ISO 19005-3 | PDF 1.7 | PDF/A-2b + incorpora qualsiasi tipo di file (XML, CSV, CAD) |
| PDF/A-3a | ISO 19005-3 | PDF 1.7 | PDF/A-3b + struttura con tag e mappatura Unicode |
Il suffisso “a” (accessibile) richiede una struttura del documento con tag per screen reader e strumenti di accessibilità. Il suffisso “b” (base) garantisce solo la preservazione dell’aspetto visivo. La maggior parte delle organizzazioni utilizza le varianti “b” perché sono più semplici da produrre e sufficienti per scopi archivistici.
Cosa è richiesto e cosa è vietato
Richiesto nel PDF/A
- Font incorporati: tutti i font utilizzati nel documento devono essere completamente incorporati nel file. Nessun riferimento a font di sistema. La nostra guida alla qualità da Word a PDF mostra come incorporare i font quando salvi Word in PDF su Windows e Mac.
- Profili colore ICC: gli spazi colore devono essere indipendenti dal dispositivo, definiti da profili ICC incorporati.
- Metadati XMP: il file deve contenere metadati XMP che lo identifichino come conforme al PDF/A.
- Informazioni sul documento: devono essere presenti la data di creazione e la data di modifica.
Vietato nel PDF/A
- JavaScript: nessun codice eseguibile di alcun tipo.
- Audio e video: nessun contenuto multimediale incorporato (in nessuna parte del PDF/A).
- Crittografia: nessuna protezione con password o restrizioni di accesso. Se un PDF esistente è protetto da password, il nostro strumento per sbloccare PDF può rimuovere la restrizione prima della conversione in PDF/A.
- Riferimenti esterni: nessun collegamento a file, font o contenuti esterni.
- Trasparenza: non consentita in PDF/A-1 (consentita in PDF/A-2 e versioni successive).
- Compressione LZW: vietata per ragioni storiche legate a brevetti.
Confronto PDF vs PDF/A
| Caratteristica | PDF normale | PDF/A |
|---|---|---|
| Incorporamento font | Facoltativo | Obbligatorio (tutti i font) |
| JavaScript | Consentito | Vietato |
| Crittografia | Consentita | Vietata |
| Link esterni | Consentiti | Link web consentiti; azioni di avvio e contenuti esterni vietati |
| Contenuti multimediali | Consentiti | Vietati |
| Dimensione file | Minore (font facoltativi) | Maggiore (font incorporati) |
| Leggibilità a lungo termine | Non garantita | Garantita dallo standard ISO |
| Autonomo | Non necessariamente | Sempre |
Quando usare il PDF/A
Il PDF/A è richiesto o fortemente consigliato nei seguenti scenari:
- Documenti legali: atti giudiziari, contratti e corrispondenza legale in molte giurisdizioni richiedono il PDF/A per la presentazione elettronica.
- Documenti governativi: documenti fiscali, dichiarazioni normative e corrispondenza ufficiale spesso impongono il formato PDF/A.
- Cartelle cliniche: le cartelle mediche e la documentazione dei pazienti traggono vantaggio dalla leggibilità garantita a lungo termine del PDF/A.
- Documenti finanziari: documenti bancari, relazioni di revisione e bilanci sono comunemente archiviati in PDF/A per conformità normativa.
- Pubblicazioni accademiche: tesi, dissertazioni e articoli di ricerca vengono sempre più spesso inviati in formato PDF/A per i repository istituzionali.
- Archiviazione aziendale: politiche interne, verbali del consiglio di amministrazione e documenti storici vengono conservati in PDF/A per la continuità organizzativa.
Raccomandazione: in caso di dubbio, usa PDF/A-1b. È il livello più ampiamente accettato e compatibile, supportato da praticamente tutti i validatori PDF/A e sufficiente per la maggior parte delle esigenze archivistiche.
Creare PDF/A da Word
Esistono diversi modi per creare un file PDF/A da un documento Word:
- Microsoft Word: File → Salva con nome → PDF → Opzioni → spunta “Conforme a PDF/A” (“Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A)” nelle versioni precedenti).
- LibreOffice Writer: File → Esporta come PDF → spunta “Archivio (PDF/A, ISO 19005)” e scegli PDF/A-1b, PDF/A-2b o PDF/A-3b.
- Convertitori online: CleverUtils converte i DOCX in un PDF normale con LibreOffice, non in PDF/A. Per un file d’archivio, usa Word o LibreOffice con le opzioni indicate sopra.
Dopo aver creato un file PDF/A, validalo con un validatore PDF/A (come veraPDF o lo strumento Preflight di Adobe Acrobat Pro) per confermarne la conformità allo standard.
PDF/A-4 e il livello “u”
- Livello u (Unicode): introdotto con PDF/A-2 e PDF/A-3. Si colloca tra b e a: la pagina deve apparire correttamente e tutto il testo deve essere mappato su Unicode, così da poterlo cercare e copiare. I tag per l’accessibilità non sono richiesti. Le pagine scansionate non hanno un livello di testo, quindi leggi la guida all’OCR per PDF scansionati prima di puntare al livello u.
- PDF/A-4 (ISO 19005-4:2020): basato su PDF 2.0. Abbandona i livelli a, b e u e prevede tre varianti: PDF/A-4, PDF/A-4f (consente file incorporati di qualsiasi tipo) e PDF/A-4e (per documenti tecnici con contenuti 3D).
- Quale scegliere: usa la versione richiesta dal tuo archivio o dal tribunale. In assenza di regole, PDF/A-2b o PDF/A-2u è una scelta predefinita ampiamente supportata.
Come verificare se un PDF è un PDF/A
- Acrobat e Acrobat Reader: un PDF che dichiara la conformità al PDF/A si apre con una barra blu che indica che il file dichiara di essere conforme allo standard PDF/A.
- Metadati: la dichiarazione si trova nei metadati XMP del file come
pdfaid:part(1–4) epdfaid:conformance(A, B o U). - Convalida: una dichiarazione non è una prova. Verifica il file con veraPDF (gratuito, open source) o con la Verifica preliminare di Acrobat Pro.