Wat is PDF/A? Archief-PDF-versies
uitgelegd

Wat is PDF/A?

PDF/A (PDF voor Archivering) is een ISO-gestandaardiseerde subset van het PDF-formaat die specifiek is ontworpen voor langetermijnbehoud van elektronische documenten. Voor het eerst gepubliceerd als ISO 19005-1 in 2005 zorgt PDF/A ervoor dat documenten leesbaar en visueel identiek blijven, ongeacht de software, het besturingssysteem of de hardware waarmee ze worden geopend — nu of over tientallen jaren.

Het kernprincipe van PDF/A is zelfstandigheid. Een PDF/A-bestand moet alles bevatten wat nodig is om het document te renderen. Geen externe lettertypen, geen gekoppelde afbeeldingen, geen externe kleurprofielen en geen afhankelijkheden van specifieke softwarefuncties.

PDF/A-niveaus uitgelegd

PDF/A heeft zich doorheen meerdere versies ontwikkeld, waarbij elke versie nieuwe mogelijkheden toevoegt met behoud van achterwaartse compatibiliteit:

Het achtervoegsel “a” (toegankelijk) vereist een getagde documentstructuur voor schermlezers en toegankelijkheidstools. Het achtervoegsel “b” (basis) garandeert alleen het behoud van de visuele weergave. De meeste organisaties gebruiken de “b”-varianten omdat ze eenvoudiger te produceren zijn en voldoende zijn voor archiveringsdoeleinden.

Wat is vereist en wat verboden

Vereist in PDF/A

• Ingesloten lettertypen: Alle lettertypen die in het document worden gebruikt, moeten volledig worden ingesloten in het bestand. Geen verwijzingen naar systeemlettertypen. Onze kwaliteitsgids voor Word naar PDF laat zien hoe je lettertypen insluit wanneer je Word als PDF opslaat op Windows en Mac.
• ICC-kleurprofielen: Kleurruimten moeten apparaatonafhankelijk zijn en worden gedefinieerd door ingesloten ICC-profielen.
• XMP-metadata: Het bestand moet XMP-metadata bevatten die aangeeft dat het PDF/A-conform is.
• Documentinformatie: Aanmaakdatum en wijzigingsdatum moeten aanwezig zijn.

Verboden in PDF/A

• JavaScript: Geen uitvoerbare code van welke aard dan ook.
• Audio en video: Geen ingesloten multimedia-inhoud (in geen enkel PDF/A-deel).
• Versleuteling: Geen wachtwoordbeveiliging of toegangsbeperkingen. Is een bestaande PDF met een wachtwoord beveiligd, dan kan onze tool om PDF's te ontgrendelen de beperking verwijderen voordat je het bestand naar PDF/A converteert.
• Externe verwijzingen: Geen koppelingen naar externe bestanden, lettertypen of inhoud.
• Transparantie: Niet toegestaan in PDF/A-1 (wel toegestaan in PDF/A-2 en later).
• LZW-compressie: Verboden vanwege historische patentproblemen.

PDF vs PDF/A vergelijking

Wanneer gebruik je PDF/A?

PDF/A is vereist of sterk aanbevolen in de volgende situaties:

• Juridische documenten: Rechtbankinzendingen, contracten en juridische correspondentie vereisen in veel rechtsgebieden PDF/A voor elektronische indiening.
• Overheidsdossiers: Belastingdocumenten, regelgevende inzendingen en officiële correspondentie schrijven vaak het PDF/A-formaat voor.
• Gezondheidszorgdossiers: Medische dossiers en patiëntendocumentatie profiteren van de gegarandeerde leesbaarheid op lange termijn van PDF/A.
• Financiële dossiers: Bankdocumenten, auditrapporten en financiële overzichten worden voor naleving vaak gearchiveerd in PDF/A.
• Academische publicaties: Scripties, dissertaties en onderzoeksartikelen worden steeds vaker ingediend in PDF/A-formaat voor institutionele repositories.
• Bedrijfsarchivering: Intern beleid, notulen van bestuursvergaderingen en historische documenten worden bewaard in PDF/A voor organisatorische continuïteit.

PDF/A aanmaken vanuit Word

Er zijn verschillende manieren om een PDF/A-bestand aan te maken vanuit een Word-document:

• Microsoft Word: Bestand → Opslaan als → PDF → Opties → vink “PDF/A-compatibel” aan (“Compatibel met ISO 19005-1 (PDF/A)” in oudere versies).
• LibreOffice Writer: Bestand → Exporteren als PDF → vink “Archief (PDF/A, ISO 19005)” aan en kies PDF/A-1b, PDF/A-2b of PDF/A-3b.
• Online converters: CleverUtils converteert DOCX met LibreOffice naar een gewone PDF, niet naar PDF/A. Gebruik voor een archiefbestand Word of LibreOffice met de opties hierboven.

Valideer een aangemaakt PDF/A-bestand met een PDF/A-validator (zoals veraPDF of de Preflight-tool van Adobe Acrobat Pro) om conformiteit met de norm te bevestigen.

PDF/A-4 en het niveau “u”

• Niveau u (Unicode): toegevoegd in PDF/A-2 en PDF/A-3. Het zit tussen b en a in: de pagina moet er goed uitzien en alle tekst moet naar Unicode te herleiden zijn, zodat die doorzoekbaar en kopieerbaar is. Tagging voor toegankelijkheid is niet vereist. Gescande pagina's hebben geen tekstlaag, dus lees eerst over OCR voor gescande PDF's voordat je niveau u nastreeft.
• PDF/A-4 (ISO 19005-4:2020): gebaseerd op PDF 2.0. Het laat de niveaus a, b en u vallen en kent drie varianten: PDF/A-4, PDF/A-4f (staat ingesloten bestanden van elk type toe) en PDF/A-4e (voor technische documenten met 3D-inhoud).
• Welke kies je: gebruik de versie die je archief of rechtbank vraagt. Zonder voorschrift is PDF/A-2b of PDF/A-2u een breed ondersteunde standaardkeuze.

Controleren of een PDF PDF/A is

• Acrobat en Acrobat Reader: een PDF die claimt PDF/A-conform te zijn, opent met een blauwe balk die meldt dat het bestand claimt te voldoen aan de PDF/A-norm.
• Metadata: de claim staat in de XMP-metadata van het bestand als pdfaid:part (1–4) en pdfaid:conformance (A, B of U).
• Validatie: een claim is geen bewijs. Controleer het bestand met veraPDF (gratis, open source) of met Preflight in Acrobat Pro.