Wat is PDF/A?
PDF/A (PDF voor Archivering) is een ISO-gestandaardiseerde subset van het PDF-formaat die specifiek is ontworpen voor langetermijnbehoud van elektronische documenten. Voor het eerst gepubliceerd als ISO 19005-1 in 2005 zorgt PDF/A ervoor dat documenten leesbaar en visueel identiek blijven, ongeacht de software, het besturingssysteem of de hardware waarmee ze worden geopend — nu of over tientallen jaren.
Het kernprincipe van PDF/A is zelfstandigheid. Een PDF/A-bestand moet alles bevatten wat nodig is om het document te renderen. Geen externe lettertypen, geen gekoppelde afbeeldingen, geen externe kleurprofielen en geen afhankelijkheden van specifieke softwarefuncties.
Zo kun je het zien: Een gewone PDF is als een webpagina die naar externe bronnen kan verwijzen. Een PDF/A is als een gedrukt boek — alles wat je nodig hebt staat er direct op, zonder externe afhankelijkheden.
PDF/A-niveaus uitgelegd
PDF/A heeft zich doorheen meerdere versies ontwikkeld, waarbij elke versie nieuwe mogelijkheden toevoegt met behoud van achterwaartse compatibiliteit:
| Niveau | ISO-norm | Gebaseerd op | Belangrijkste kenmerken |
|---|---|---|---|
| PDF/A-1b | ISO 19005-1 | PDF 1.4 | Basisconformiteit: visuele bewaring gegarandeerd |
| PDF/A-1a | ISO 19005-1 | PDF 1.4 | Volledige conformiteit: voegt getagde structuur en Unicode-mapping toe |
| PDF/A-2b | ISO 19005-2 | PDF 1.7 | Voegt JPEG2000, transparantie, lagen en ingesloten PDF/A-bestanden toe |
| PDF/A-2a | ISO 19005-2 | PDF 1.7 | PDF/A-2b + getagde structuur en Unicode-mapping |
| PDF/A-3b | ISO 19005-3 | PDF 1.7 | PDF/A-2b + elk bestandstype insluiten (XML, CSV, CAD) |
| PDF/A-3a | ISO 19005-3 | PDF 1.7 | PDF/A-3b + getagde structuur en Unicode-mapping |
Het achtervoegsel “a” (toegankelijk) vereist een getagde documentstructuur voor schermlezers en toegankelijkheidstools. Het achtervoegsel “b” (basis) garandeert alleen het behoud van de visuele weergave. De meeste organisaties gebruiken de “b”-varianten omdat ze eenvoudiger te produceren zijn en voldoende zijn voor archiveringsdoeleinden.
Wat is vereist en wat verboden
Vereist in PDF/A
- Ingesloten lettertypen: Alle lettertypen die in het document worden gebruikt, moeten volledig worden ingesloten in het bestand. Geen verwijzingen naar systeemlettertypen.
- ICC-kleurprofielen: Kleurruimten moeten apparaatonafhankelijk zijn en worden gedefinieerd door ingesloten ICC-profielen.
- XMP-metadata: Het bestand moet XMP-metadata bevatten die aangeeft dat het PDF/A-conform is.
- Documentinformatie: Aanmaakdatum en wijzigingsdatum moeten aanwezig zijn.
Verboden in PDF/A
- JavaScript: Geen uitvoerbare code van welke aard dan ook.
- Audio en video: Geen ingesloten multimedia-inhoud (PDF/A-1; versoepeld in latere versies).
- Versleuteling: Geen wachtwoordbeveiliging of toegangsbeperkingen.
- Externe verwijzingen: Geen koppelingen naar externe bestanden, lettertypen of inhoud.
- Transparantie: Niet toegestaan in PDF/A-1 (wel toegestaan in PDF/A-2 en later).
- LZW-compressie: Verboden vanwege historische patentproblemen.
PDF vs PDF/A vergelijking
| Kenmerk | Gewone PDF | PDF/A |
|---|---|---|
| Lettertypen insluiten | Optioneel | Vereist (alle lettertypen) |
| JavaScript | Toegestaan | Verboden |
| Versleuteling | Toegestaan | Verboden |
| Externe koppelingen | Toegestaan | Verboden (actiekoppelingen) |
| Multimedia | Toegestaan | Verboden (PDF/A-1) |
| Bestandsgrootte | Kleiner (lettertypen optioneel) | Groter (lettertypen ingesloten) |
| Leesbaarheid op lange termijn | Niet gegarandeerd | Gegarandeerd door ISO-norm |
| Zelfstandig | Niet noodzakelijk | Altijd |
Wanneer gebruik je PDF/A?
PDF/A is vereist of sterk aanbevolen in de volgende situaties:
- Juridische documenten: Rechtbankinzendingen, contracten en juridische correspondentie vereisen in veel rechtsgebieden PDF/A voor elektronische indiening.
- Overheidsdossiers: Belastingdocumenten, regelgevende inzendingen en officiële correspondentie schrijven vaak het PDF/A-formaat voor.
- Gezondheidszorgdossiers: Medische dossiers en patiëntendocumentatie profiteren van de gegarandeerde leesbaarheid op lange termijn van PDF/A.
- Financiële dossiers: Bankdocumenten, auditrapporten en financiële overzichten worden voor naleving vaak gearchiveerd in PDF/A.
- Academische publicaties: Scripties, dissertaties en onderzoeksartikelen worden steeds vaker ingediend in PDF/A-formaat voor institutionele repositories.
- Bedrijfsarchivering: Intern beleid, notulen van bestuursvergaderingen en historische documenten worden bewaard in PDF/A voor organisatorische continuïteit.
Aanbeveling: Gebruik bij twijfel PDF/A-1b. Dit is het meest geaccepteerde en compatibele niveau, compatibel met vrijwel alle PDF/A-validators en voldoende voor de meeste archiveringsdoeleinden.
PDF/A aanmaken vanuit Word
Er zijn verschillende manieren om een PDF/A-bestand aan te maken vanuit een Word-document:
- Microsoft Word: Bestand → Opslaan als → PDF → Opties → “ISO 19005-1-conform (PDF/A)”. Dit maakt een PDF/A-1b-bestand aan.
- LibreOffice Writer: Bestand → Exporteren als PDF → Vink “Archief (PDF/A-1a)” aan.
- Online converters: Upload je DOCX-bestand naar CleverUtils en converteer naar PDF. De uitvoer bevat ingesloten lettertypen voor betrouwbare weergave.
Valideer een aangemaakt PDF/A-bestand met een PDF/A-validator (zoals veraPDF of de Preflight-tool van Adobe Acrobat Pro) om conformiteit met de norm te bevestigen.