Was ist PDF/A?
PDF/A (PDF for Archival) ist eine ISO-standardisierte Teilmenge des PDF-Formats, die speziell für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente entwickelt wurde. Erstmals 2005 als ISO 19005-1 veröffentlicht, stellt PDF/A sicher, dass Dokumente unabhängig von der verwendeten Software, dem Betriebssystem oder der Hardware lesbar und visuell identisch bleiben — heute und in Jahrzehnten.
Das Kernprinzip von PDF/A ist die Eigenständigkeit. Eine PDF/A-Datei muss alles enthalten, was zur Darstellung des Dokuments erforderlich ist. Keine externen Schriftarten, keine verlinkten Bilder, keine externen Farbprofile und keine Abhängigkeiten von bestimmten Softwarefunktionen.
So können Sie es sich vorstellen: Ein reguläres PDF ist wie eine Webseite, die auf externe Ressourcen verlinken kann. Ein PDF/A ist wie ein gedrucktes Buch — alles, was Sie brauchen, befindet sich direkt auf der Seite, ohne externe Abhängigkeiten.
PDF/A-Stufen erklärt
PDF/A hat sich durch mehrere Versionen weiterentwickelt, die jeweils neue Funktionen hinzufügen und gleichzeitig die Abwärtskompatibilität wahren:
| Stufe | ISO-Standard | Basiert auf | Hauptmerkmale |
|---|---|---|---|
| PDF/A-1b | ISO 19005-1 | PDF 1.4 | Grundlegende Konformität: visuelle Erhaltung garantiert |
| PDF/A-1a | ISO 19005-1 | PDF 1.4 | Vollständige Konformität: fügt Tagged-Struktur und Unicode-Zuordnung hinzu |
| PDF/A-2b | ISO 19005-2 | PDF 1.7 | Ergänzt JPEG2000, Transparenz, Ebenen, eingebettete PDF/A-Dateien |
| PDF/A-2a | ISO 19005-2 | PDF 1.7 | PDF/A-2b + Tagged-Struktur und Unicode-Zuordnung |
| PDF/A-3b | ISO 19005-3 | PDF 1.7 | PDF/A-2b + beliebige Dateitypen einbetten (XML, CSV, CAD) |
| PDF/A-3a | ISO 19005-3 | PDF 1.7 | PDF/A-3b + Tagged-Struktur und Unicode-Zuordnung |
Das Suffix “a” (accessible) erfordert eine getaggte Dokumentstruktur für Screenreader und Barrierefreiheitswerkzeuge. Das Suffix “b” (basic) garantiert nur die visuelle Erhaltung. Die meisten Organisationen verwenden die “b”-Varianten, da sie einfacher zu erzeugen und für Archivierungszwecke ausreichend sind.
Was ist erforderlich und was verboten
In PDF/A erforderlich
- Eingebettete Schriftarten: Alle im Dokument verwendeten Schriftarten müssen vollständig in der Datei eingebettet sein. Keine Verweise auf Systemschriftarten.
- ICC-Farbprofile: Farbräume müssen geräteunabhängig sein und durch eingebettete ICC-Profile definiert werden.
- XMP-Metadaten: Die Datei muss XMP-Metadaten enthalten, die sie als PDF/A-konform ausweisen.
- Dokumentinformationen: Erstellungs- und Änderungsdatum müssen vorhanden sein.
In PDF/A verboten
- JavaScript: Kein ausführbarer Code jeglicher Art.
- Audio und Video: Keine eingebetteten Multimedia-Inhalte (PDF/A-1; in späteren Versionen gelockert).
- Verschlüsselung: Kein Passwortschutz oder Zugriffsbeschränkungen.
- Externe Referenzen: Keine Links zu externen Dateien, Schriftarten oder Inhalten.
- Transparenz: In PDF/A-1 nicht erlaubt (in PDF/A-2 und späteren Versionen erlaubt).
- LZW-Komprimierung: Verboten aufgrund historischer Patentbedenken.
PDF vs. PDF/A im Vergleich
| Merkmal | Reguläres PDF | PDF/A |
|---|---|---|
| Schrifteinbettung | Optional | Erforderlich (alle Schriftarten) |
| JavaScript | Erlaubt | Verboten |
| Verschlüsselung | Erlaubt | Verboten |
| Externe Links | Erlaubt | Verboten (Aktionslinks) |
| Multimedia | Erlaubt | Verboten (PDF/A-1) |
| Dateigröße | Kleiner (Schriften optional) | Größer (Schriften eingebettet) |
| Langzeit-Lesbarkeit | Nicht garantiert | Durch ISO-Standard garantiert |
| Eigenständig | Nicht zwingend | Immer |
Wann sollten Sie PDF/A verwenden?
PDF/A ist in folgenden Szenarien erforderlich oder dringend empfohlen:
- Rechtsdokumente: Gerichtseinreichungen, Verträge und rechtliche Korrespondenz erfordern in vielen Rechtsordnungen PDF/A für die elektronische Einreichung.
- Behördliche Unterlagen: Steuerdokumente, behördliche Einreichungen und offizielle Korrespondenz schreiben häufig das PDF/A-Format vor.
- Gesundheitsakten: Medizinische Aufzeichnungen und Patientendokumentation profitieren von der garantierten Langzeit-Lesbarkeit von PDF/A.
- Finanzunterlagen: Bankdokumente, Prüfberichte und Jahresabschlüsse werden häufig in PDF/A archiviert, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
- Akademische Veröffentlichungen: Abschlussarbeiten, Dissertationen und Forschungsarbeiten werden zunehmend im PDF/A-Format für institutionelle Repositorien eingereicht.
- Unternehmensarchivierung: Interne Richtlinien, Vorstandsprotokolle und historische Dokumente werden in PDF/A für die organisatorische Kontinuität aufbewahrt.
Empfehlung: Im Zweifelsfall verwenden Sie PDF/A-1b. Diese Stufe ist am weitesten verbreitet und kompatibel, funktioniert mit nahezu allen PDF/A-Validatoren und ist für die meisten Archivierungszwecke ausreichend.
PDF/A aus Word erstellen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine PDF/A-Datei aus einem Word-Dokument zu erstellen:
- Microsoft Word: Datei → Speichern unter → PDF → Optionen → “ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)”. Dadurch wird eine PDF/A-1b-Datei erstellt.
- LibreOffice Writer: Datei → Als PDF exportieren → Option “Archiv (PDF/A-1a)” aktivieren.
- Online-Konverter: Laden Sie Ihre DOCX-Datei bei CleverUtils hoch und konvertieren Sie sie in PDF. Die Ausgabe enthält eingebettete Schriftarten für eine zuverlässige Darstellung.
Validieren Sie die erstellte PDF/A-Datei anschließend mit einem PDF/A-Validator (z. B. veraPDF oder dem Preflight-Tool von Adobe Acrobat Pro), um die Konformität mit dem Standard zu bestätigen.