Was ist PDF/A? Archiv-PDF-Versionen
verständlich erklärt

Was ist PDF/A?

PDF/A (PDF for Archival) ist eine ISO-standardisierte Teilmenge des PDF-Formats, die speziell für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente entwickelt wurde. Erstmals 2005 als ISO 19005-1 veröffentlicht, stellt PDF/A sicher, dass Dokumente unabhängig von der verwendeten Software, dem Betriebssystem oder der Hardware lesbar und visuell identisch bleiben — heute und in Jahrzehnten.

Das Kernprinzip von PDF/A ist die Eigenständigkeit. Eine PDF/A-Datei muss alles enthalten, was zur Darstellung des Dokuments erforderlich ist. Keine externen Schriftarten, keine verlinkten Bilder, keine externen Farbprofile und keine Abhängigkeiten von bestimmten Softwarefunktionen.

PDF/A-Stufen erklärt

PDF/A hat sich durch mehrere Versionen weiterentwickelt, die jeweils neue Funktionen hinzufügen und gleichzeitig die Abwärtskompatibilität wahren:

Das Suffix “a” (accessible) erfordert eine getaggte Dokumentstruktur für Screenreader und Barrierefreiheitswerkzeuge. Das Suffix “b” (basic) garantiert nur die visuelle Erhaltung. Die meisten Organisationen verwenden die “b”-Varianten, da sie einfacher zu erzeugen und für Archivierungszwecke ausreichend sind.

Was ist erforderlich und was verboten

In PDF/A erforderlich

• Eingebettete Schriften: Alle im Dokument verwendeten Schriften müssen vollständig in die Datei eingebettet sein. Verweise auf Systemschriften sind nicht zulässig. Unser Leitfaden zur Word-zu-PDF-Qualität zeigt, wie Sie unter Windows und Mac Schriften beim Speichern von Word als PDF einbetten.
• ICC-Farbprofile: Farbräume müssen geräteunabhängig sein und durch eingebettete ICC-Profile definiert werden.
• XMP-Metadaten: Die Datei muss XMP-Metadaten enthalten, die sie als PDF/A-konform ausweisen.
• Dokumentinformationen: Erstellungs- und Änderungsdatum müssen vorhanden sein.

In PDF/A verboten

• JavaScript: Kein ausführbarer Code jeglicher Art.
• Audio und Video: Keine eingebetteten Multimedia-Inhalte (in keinem PDF/A-Teil).
• Verschlüsselung: Kein Passwortschutz und keine Zugriffsbeschränkungen. Ist ein vorhandenes PDF passwortgeschützt, kann unser Tool zum Entsperren von PDFs die Beschränkung entfernen, bevor Sie es in PDF/A umwandeln.
• Externe Verweise: Keine Verknüpfungen zu externen Dateien, Schriften oder Inhalten.
• Transparenz: In PDF/A-1 nicht erlaubt (ab PDF/A-2 zulässig).
• LZW-Komprimierung: Wegen historischer Patentbedenken verboten.

PDF vs. PDF/A im Vergleich

Wann sollten Sie PDF/A verwenden?

PDF/A ist in folgenden Szenarien erforderlich oder dringend empfohlen:

• Rechtsdokumente: Gerichtseinreichungen, Verträge und rechtliche Korrespondenz erfordern in vielen Rechtsordnungen PDF/A für die elektronische Einreichung.
• Behördliche Unterlagen: Steuerdokumente, behördliche Einreichungen und offizielle Korrespondenz schreiben häufig das PDF/A-Format vor.
• Gesundheitsakten: Medizinische Aufzeichnungen und Patientendokumentation profitieren von der garantierten Langzeit-Lesbarkeit von PDF/A.
• Finanzunterlagen: Bankdokumente, Prüfberichte und Jahresabschlüsse werden häufig in PDF/A archiviert, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
• Akademische Veröffentlichungen: Abschlussarbeiten, Dissertationen und Forschungsarbeiten werden zunehmend im PDF/A-Format für institutionelle Repositorien eingereicht.
• Unternehmensarchivierung: Interne Richtlinien, Vorstandsprotokolle und historische Dokumente werden in PDF/A für die organisatorische Kontinuität aufbewahrt.

PDF/A aus Word erstellen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine PDF/A-Datei aus einem Word-Dokument zu erstellen:

• Microsoft Word: Datei → Speichern unter → PDF → Optionen → „PDF/A-kompatibel“ aktivieren (in älteren Versionen „ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)“).
• LibreOffice Writer: Datei → Als PDF exportieren → „Archiv (PDF/A, ISO 19005)“ aktivieren und PDF/A-1b, PDF/A-2b oder PDF/A-3b wählen.
• Online-Konverter: CleverUtils wandelt DOCX mit LibreOffice in ein reguläres PDF um, nicht in PDF/A. Für eine Archivdatei verwenden Sie Word oder LibreOffice mit den oben genannten Optionen.

Validieren Sie die erstellte PDF/A-Datei anschließend mit einem PDF/A-Validator (z. B. veraPDF oder dem Preflight-Tool von Adobe Acrobat Pro), um die Konformität mit dem Standard zu bestätigen.

PDF/A-4 und die Stufe „u“

• Stufe u (Unicode): eingeführt mit PDF/A-2 und PDF/A-3. Sie liegt zwischen b und a: Die Seite muss korrekt aussehen und der gesamte Text muss auf Unicode abgebildet sein, damit er durchsucht und kopiert werden kann. Tagging für Barrierefreiheit ist nicht erforderlich. Gescannte Seiten haben keine Textebene; lesen Sie daher mehr über OCR für gescannte PDFs, bevor Sie Stufe u anstreben.
• PDF/A-4 (ISO 19005-4:2020): basiert auf PDF 2.0. Es verzichtet auf die Stufen a, b und u und kennt drei Varianten: PDF/A-4, PDF/A-4f (erlaubt eingebettete Dateien beliebigen Typs) und PDF/A-4e (für technische Dokumente mit 3D-Inhalten).
• Welche Version wählen: Verwenden Sie die Version, die Ihr Archiv oder Gericht verlangt. Ohne Vorgabe ist PDF/A-2b oder PDF/A-2u eine breit unterstützte Standardwahl.

So prüfen Sie, ob ein PDF PDF/A-konform ist

• Acrobat und Acrobat Reader: Ein PDF, das PDF/A-Konformität beansprucht, öffnet sich mit einer blauen Leiste mit dem Hinweis, dass die Datei die Einhaltung des PDF/A-Standards beansprucht.
• Metadaten: Die Angabe steht in den XMP-Metadaten der Datei als pdfaid:part (1–4) und pdfaid:conformance (A, B oder U).
• Validierung: Eine Angabe ist kein Beweis. Prüfen Sie die Datei mit veraPDF (kostenlos, Open Source) oder mit Preflight in Acrobat Pro.